Ответим на все Ваши вопросы

Приказ о введении номенклатуры дел в учреждении

Приказ о введении номенклатуры дел в учреждении

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Помещено в тему:

допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры. Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

Справочник Бухгалтера

22.09.2020 Содержание Кем составляется приказ?

Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений.

Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры.

Важно

В

Приказ об утверждении номенклатуры дел

— — Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.
3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

  1. визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
  2. утверждения руководителем фирмы.
  3. согласования с экспертно-проверочной комиссией;
  4. одобрения экспертной комиссии;
  5. оформления на общем бланке;

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах В соответствии с п.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре.

В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8). Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?Начнем с того, что такое номенклатура дел.

Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр.

Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время. Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

«утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Утверждение номенклатуры дел — важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов Номенклатура — документ, систематизирующий весь документооборот предприятия. Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

  1. Издание утверждающего приказа.
  2. Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре. Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.

И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни. Издание приказа на утверждение номенклатуры дел — мероприятие периодическое.

Шпаргалка делопроизводителя

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя.

Как правило, в декабре издается распоряжение на следующий календарный год.
Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов: Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

18 августа 2020 Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера – приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т.д.

В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

Сроки хранения у разных типов документов различные, устанавливаются приказом Минкультуры от 25.08.10, а также приказом Главарихива от 15.08.1988. Чтобы не запутаться в этих сроках и местах хранения бумаг, следует классифицировать документы по срокам, а также датам. Кроме того, нужно обеспечить условия, при которых четко будет понятно, когда какой документ может быть утилизирован в связи с истечением срока хранения.

В приказе, издаваемом руководителем, закрепляется метод организации номенклатуры дел, а также назначаются ответственные лиц за донесение информации до заинтересованных лиц, среди которых, прежде всего, должны значиться руководители структурных подразделений.

Порядок подготовки приказа об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура служит для отображения полного перечня дел, содержащих определенного рода локальные и полученные извне документы. Она не является строго регламентированной и находит отражение в своем использовании на предприятиях, характеризующихся большим штатом сотрудников.

Как правило, предприятие издает приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже.

Документация, как правило, распределяется в папки по определенной тематической классификации, на лицевой поверхности которых обозначается надпись «Дело». Численность таких папок у крупных организаций может достигать нескольких сотен единиц. Кем составляется приказ? Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации.

Приказ о номенклатуре дел

Содержание Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19

«Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

от 25 августа 2010 г.