Ответим на все Ваши вопросы

Как присвоить учетный номер личного дела

Как присвоить учетный номер личного дела

Как нумеруются личные дела сотрудников?


Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.
При этом, законодательством

Регистрация документов

означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  1. облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
  2. обеспечивать сохранность документов.
  3. обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации.

Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г.

№ 536)

Личное дело сотрудника

Автор: · 30.03.2015 Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению.

Номер личного дела сотрудника как присваивается

  1. трудовой договор;
  2. аттестационные листы;
  3. внутренняя опись документов дела;
  4. личный листок по учету кадров;
  5. справки о состоянии здоровья;
  6. отзывы должностных лиц о работнике;
  7. фотографии;
  8. копия ИНН;
  9. копия документа, удостоверяющего личность;
  10. автобиография;
  11. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
  12. заявление о приеме на работу;
  13. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  14. анкета;
  15. должностная инструкция;
  16. характеристики и рекомендательные письма;
  17. копии документов об образовании;
  18. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  19. дополнение к личному листку по учету кадров;
  20. личные заявления работника;

Содержание: Как нумеруются личные дела сотрудников?

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте!

Сегодня вы узнаете:

  • Сколько и как хранить дела.
  • Какие документы должны содержаться в нем;
  • Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Кадры

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка.

Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы. При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством).
Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Голосование:

Автор: Митрофанова В.В.

– к.э.н., директор «Центра Профессионального Развития», консультант компании NS Consulting, автор вечерних курсов по делопроизводству и трудовому законодательству. Рекомендации по заполнению личной карточки Т-2 Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходима следующие документы сотрудника: 1.Паспорт (или иной документ удостоверения личности) 2.Трудовая книжка 3.Военный билет 4.Документ об окончании учебного заведения 5.Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования 6.Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе 7.Приказ о приеме на работу Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личная карточка и личное дело Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см.

п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял.